發布・更新日期：2026/09/04

台灣企業在日本展覽安排工作人員與口譯時的注意事項

參加日本展覽，並不是找一位會說日文的人站在攤位就夠了。接待、商品介紹、商談口譯、價格與交期判斷、商談紀錄是不同工作。若全部交給同一人，重要商談進行時，新的來場者可能無人接待。本文說明如何從角色分工、展前培訓到展期營運，建立可持續運作的雙語團隊。

作者

KEI TAKAHASHI株式会社SERENSEED代表取締役。曾於日本上市半導體專業商社推動台灣製Wi-Fi晶片導入日本大型製造商，並在台灣創辦TIL space。

SERENSEED事業形象

安排人員前先決定3件事

依接待、商品說明、口譯、條件判斷及紀錄分工，不只看語言能力
最晚在展前完成實物培訓、30秒說明、常見問題及交接演練
輪班表需包含休息、商談重疊時的替代人員及緊急聯絡方式

把展覽工作分成不同角色

角色	主要工作	事前確認	交接對象
接待	招呼、確認需求、引導	目標來場者及站位	商品說明人員
商品說明	用途、特色與規格	30秒說明及常見問題	商談負責人
商談口譯	準確傳達問題、回答與條件	專有名詞、數字及不可承諾事項	台灣企業負責人
紀錄	連結名片、談話及下一步	紀錄欄位及個資管理	展後營業負責人

會雙語，不等於可以獨立負責商談

會說日文與中文的人，不一定熟悉商品說明或交易條件。安排前應確認對方能負責接待、商品介紹、逐步口譯、價格討論及紀錄中的哪些工作。

價格、MOQ、交期、獨家條件等需要判斷的問題，應交由台灣企業負責人決定。不要把口譯與決策者混在一起。

給口譯的資料要能在現場立即使用

JETRO建議事前整理委託口譯的工作及需要了解的企業與商品資訊。比起長篇公司簡介，一頁列出主力商品、目標客戶、價格、MOQ、交期及可回答範圍，更適合現場使用。

材料、技術及品牌用語應製作日中對照表，並統一口頭說明與文件名稱。

商品培訓要用接待情境演練

培訓不只介紹品牌故事。應練習走道招呼、30秒說明、深入介紹、交給商談負責人，以及遇到不確定問題時如何紀錄。

無法確認的問題不要猜測。記下公司、問題、確認對象及回覆期限，才能在展期中或展後回覆。

展前一天用實際攤位確認動線

JETRO資料建議在攤位完成後與口譯進行事前確認。透過實際商品、展示位置、商談座位與設備，決定每個人的站位及交接方式。

若展品尚未到場，實物培訓也無法完成。因此，人員集合時間要和開箱、檢查及陳列時程一起安排。

不要讓一個人同時承擔所有工作

口譯進入重要商談後，新來的訪客仍需要有人接待。小型攤位也應區分初步介紹與重要商談，或安排可臨時支援的人員。

人數沒有固定答案，應依攤位、商品、示範、預約商談及休息時間決定。

輪班表要寫清楚替代人員

開場前確認每日目標、工作、休息及緊急聯絡方式，也要決定吃飯、收貨或臨時商談時由誰留在攤位。

每天結束前整理常見問題、缺少資料、待回覆事項及優先名單，隔天即可修正說明。

名片與商談內容要一起交給展後營業

名片本身無法說明對方關心哪項商品。應立刻記錄用途、數量、時程、答應提供的資料及下次聯絡日。

取得個人資料時，需依主辦單位規定說明用途並妥善管理。紙本名片、掃描資料及共享表格的管理方式也應事前決定。

實務案例

實務設計例：小型攤位角色表

即使人數不多，也可先把工作角色分開。以下是流程示例，不代表固定人數標準。

費用構成範例

接待與初步說明
重要商談由口譯及負責人處理
商談結束立即交給紀錄人員

必要文件

一頁商品說明
日中用語表
常見問答與權限
輪班及緊急聯絡表
商談紀錄

避免失敗的確認

只看語言能力選人
活動當天才給資料
未安排休息時的替代人員

人數、培訓時間及工作範圍會依商品與場地改變。SERENSEED可連同角色設計及商品培訓一起安排。

安排工作人員前的確認清單

目標來場者與參展目標
接待、說明、口譯、判斷及紀錄分工
語言與專業領域
主力商品與30秒說明
價格、MOQ及交期的回答範圍
日中用語與常見問題
展前培訓與集合時間
休息及替代人員
緊急聯絡與負責人
名片及商談紀錄管理
每日開場及閉場會議項目

影響費用的主要項目

參展費與主辦單位申請
展位設計、施工與電力
展示品運輸與通關
口譯、現場營運與展後跟進

常見問題

一位會說日文的人就夠了嗎？

不一定。應依預約商談、商品說明時間及休息安排，確保重要商談與新訪客接待同時發生時仍可運作。

何時要把商品資料交給口譯？

人員確定後應儘早提供，並在進場前確認工作、商品、價格、MOQ、交期及專有名詞。完成攤位後再用實物演練。

可以讓口譯直接談價格嗎？

需依經驗與授權決定。請先區分口譯與決策者，並列出折扣、獨家及交期等不可現場承諾的項目。

SERENSEED可以安排會中文的日本人嗎？

可依日期、案件與專業需求尋找人選，也可安排會日文的台灣人。配置時會同時確認接待、說明及商談能力。

確認與參考資訊

法規與場館條件可能變更，實際辦理時請確認各機關及主辦單位的最新資訊。